Home » Over Gynos » Kwaliteit » Privacy

Privacy

Als cliënt van onze kliniek heeft u recht op bescherming van uw persoonlijke gegevens. In ons Privacy reglement leggen wij u uit welke informatie wij verzamelen en hoe wij de bescherming van uw gegevens hebben geregeld.

Vanaf het moment dat u zich bij Gynos vrouwenkliniek aanmeldt, nemen wij gegevens van u op in de persoonsregistratie. Deze gegevens hebben wij nodig om goede zorg te kunnen verlenen. Zo kan een arts bijvoorbeeld geen goede diagnose stellen zonder uw medische achtergrond te kennen.

Om u te beschermen tegen een verkeerd gebruik van uw gegevens, is sinds september 2001 de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van kracht. De wet stelt aan ons, als houder van de persoonsregistratie, een aantal verplichtingen en geeft u, als geregistreerde, een aantal rechten.

In dit privacyreglement zijn deze rechten en plichten nader uitgewerkt en vastgelegd. Dit reglement is ondergeschikt aan de Wbp – indien er mogelijk een twijfel zou zijn over dit reglement, dan zijn de bepalingen in de Wbp leidend. Andros is aansprakelijk voor eventuele schade veroorzaakt door het niet naleven van de bepalingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens.

Indien u een aanmerking heeft over de manier waarop uw gegevens zijn behandeld, kunt u zich schriftelijk wenden tot het secretariaat.

Welke maatregelen heeft Gynos getroffen?

Al uw gegevens worden opgeslagen in ons Electronisch Patiënten Dossier (EPD). De toegang tot dit systeem is beveiligd door een systeem van inlogcodes en wachtwoorden. Daarbij is het systeem in een beveiligde omgeving opgeslagen, waardoor het systeem alleen vanuit onze vestigingen benaderbaar is of via een beveiligde en versleutelde toegang. Medewerkers krijgen alleen die menu-opties te zien die voor hun werkzaamheden van belang zijn.

Alle medewerkers van Gynos hebben bij het aangaan van hun (arbeids-)overeenkomst een geheimhoudingsverklaring ondertekend met daaraan gekoppeld een boeteclausule. Deze verklaring blijft na het beëindigen van de arbeidsrelatie van kracht en bestaat eruit dat er geen enkele informatie over onze cliënten naar buiten mag worden gebracht.

Welke informatie wordt door Gynos bewaard?

In het EPD wordt o.a. de volgende informatie bewaard:

* Uw BSN, NAW- en persoonlijke gegevens, waarmee wij uw identiteit vaststellen als u onze kliniek betreedt

* Uw huisarts (incl. NAW gegevens), zodat wij in voorkomende gevallen contact met hem of haar op kunnen nemen (hiervoor vragen wij uw mondelinge toestemming)

* Uw medisch dossier, waarin uw bezoek(en) en behandelmethode(n) zijn beschreven; inclusief maar niet beperkt tot de vragenlijsten, gegevens over medicijngebruik, de anamnese, onderzoeksgegevens, diagnose van de behandelend specialist, behandelgegevens en aantekeningen over elk contact dat u met Gynos heeft

* De facturen die zijn ingediend bij uw zorgverzekeraar

Verstrekken van gegevens aan derden

Wij zijn wettelijk verplicht gegevens aan te leveren aan de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) over de behandelingen die wij hebben verricht. De uitwisseling van deze gegevens gaat via het internet. De gegevens worden versleuteld verzonden en zijn dus niet leesbaar voor derden.

Na elk consult zal de specialist een brief met bevindingen aan uw huisarts sturen. Deze brief bevat medische gegevens en de diagnose van de specialist. U krijgt een kopie van deze brief mee. Als u het met de brief niet eens bent dan heeft u het recht deze brief te laten wijzigen of een tweede, aanvullende dan wel corrigerende, brief aan uw huisarts te laten versturen. U kunt ook verzoeken dat er geen brief aan uw huisarts wordt gestuurd. In dat geval krijgt u nog wel een kopie van de brief. De brief aan de huisarts kan per post of via Edifact versleuteld verzonden worden.

U heeft het recht Gynos te verzoeken uw gegevens door te sturen naar een andere arts en/of medische instelling.

Verder zal er door ons nooit informatie aan derden worden verstrekt.

Inzien en wijzigen van uw dossier

U heeft het recht op inzage in uw dossier. Indien u uw dossier wenst in te zien, kunt u een af-spraak maken bij de vestiging waar u onder behandeling bent/was. Ook is het mogelijk (delen uit) het dossier te laten kopiëren.

Een verzoek tot inzage of kopie kunt u richten aan de behandelend specialist of aan de kwaliteitsmanager van Gynos. Bij een verzoek om inzage zal naar een geschikt moment worden gezocht om samen met u het dossier door te nemen. Ook kunt u iemand machtigen uw dossier namens u in te zien of namens u een afschrift te vragen. De aanvrager (partner, familielid of advocaat) moet dan een schriftelijke machtiging overleggen.

Als u meent dat de over u opgenomen gegevens niet kloppen, heeft u het recht Gynos te verzoeken de opgenomen gegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

Bewaartermijn en vernietiging van uw gegevens

Gynos bewaart alle (papieren en digitale) cliëntdossiers ‘tot in het oneindige’. Er is geen actief beleid om oude dossiers te vernietigen. Aangezien de wettelijke bewaartermijn (15 jaar na laatste wijziging) langer is dan het bestaan van Gynos, is het vernietigen van dossiers voorlopig niet aan de orde. Daarbij is het onpraktisch gebleken om structureel na te gaan welke dossiers over de bewaartermijn zijn.

Sinds begin 2015 houdt Gynos alleen nog digitaal gegevens bij in het EPD. Er worden geen clientgegevens meer bewaard op papier. Oude papieren dossiers blijven toegankelijk, waarbij de waarborg moet bestaan dat deze binnen één week geraadpleegd kunnen worden (vanwege het niet-spoedeisende karakter van de zorg binnen Gynos en de ouderdom van deze gegevens, wordt deze termijn als acceptabel gezien).

Op individueel verzoek, en na consultatie met uw arts, zal een cliëntdossier volledig vernietigd worden. Dit is uw wettelijk recht. Realiseer u daarbij wel dat het in uw belang van uw huidige en eventuele toekomstige behandelingen kan zijn dat de gegevens wel worden bewaard. Uw arts zal daarom altijd eerst trachten u ertoe te bewegen uw vernietigingsverzoek in te trekken. De keuze is en blijft echter aan u en wij zulle altijd aan uw definitieve verzoek voldoen. Hiertoe is een procedure opgesteld.

Vragen?

Heeft u na het lezen van deze informatie nog vragen, stel deze dan gerust aan de medisch secretaresse, arts of verpleegkundige. U kunt van maandag t/m vrijdag tussen 9.00 – 17.00 uur contact met ons opnemen op 026-3891753.